Retour sur le workshop « Hôpitaux et mobilité »

La Cellule mobilité de l’Union Wallonne des Entreprises et Tous vélo-actifs organisaient ce vendredi 2 juin 2023 leur premier workshop spécial « Hôpitaux et mobilité ». Retour sur cet événement inédit qui pourrait bien en annoncer d’autres…

60 à 70 % du personnel des hôpitaux accompagnés par Tous vélo-actifs habite à moins de 15 km de son lieu de travail. Des chiffres qui interpellent positivement et qui sont très encourageants dans la perspective d’un report modal si l’on veut réduire la part de la voiture, objectif que s’est fixé la Wallonie dans sa stratégie régionale de mobilité. Forts de ce constat, nous avons voulu rassembler les acteurs concernés…

Près d’une trentaine de représentants de structures hospitalières wallonnes et bruxelloises étaient donc présents. Qu’ils viennent des services ressources humaines, recrutement, environnement, logistique ou encore des infrastructures, tous étaient concernés par les questions de mobilité. En prenant à bras le corps cette problématique et en proposant des solutions innovantes et progressistes, ils incitent les 66.000 travailleurs qu’ils représentent à faire le choix d’une mobilité plus durable et décarbonée. Les enjeux sont importants, raison pour laquelle Philippe Henry, ministre wallon de la mobilité, a tenu à être présent pour affirmer son soutien à la démarche et à un secteur qui en a plus que jamais besoin.

Á l’heure où 80 % des établissements de soins de santé déclaraient en 2022 souffrir d’une pénurie critique de main-d’œuvre (Liantis, 2022), des solutions sont nécessaires. Si le Covid est probablement passé par là, les travailleurs sont également de plus en plus nombreux à changer d’emploi, particulièrement chez les plus jeunes. Alors comment attirer les talents et surtout, comment les faire rester ?

Si le salaire reste le critère numéro un dans le choix de son emploi, l’équilibre entre travail et vie de famille ainsi que l’accessibilité semblent également très importants pour le personnel. Là encore, les plus jeunes se démarquent par leurs besoins en termes de mobilité. L’employeur dispose alors d’une série de leviers activables pour se montrer attractif : du plan cafétéria au remboursement des déplacements domicile-travail, en passant par l’indemnité vélo et l’aménagement d’infrastructures adaptées (parking vélo, douches et vestiaires), la multimodalité doit être encouragée sous toutes ses formes. Le personnel a tout à y gagner… et l’entreprise aussi !

Présentation – Recrutement

Le vélo d’entreprise a le vent en poupe. Qu’il s’agisse d’un vélo personnel, de service ou en libre-service, les choix sont multiples. Lorsqu’il est question de financer le vélo, un système en particulier commence à se faire un nom : le leasing vélo. La technique est financièrement neutre pour l’entreprise mais permet à l’employé qui en bénéficie d’économiser ± 40% sur le prix d’achat, soit un gain substantiel de plusieurs centaines d’euros selon le type de vélo. Et ça, pour se démarquer en tant qu’employeur, c’est un fameux avantage…

Pour comprendre d’où provient cette économie, il faut se pencher sur la manière dont le vélo est financé : sur le brut, le 13^e mois, le pécule de vacances, via le budget mobilité, le plan cafétéria, les jours de congé extra-légaux ou encore l’indemnité vélo. Le leasing est également possible directement sur le salaire net, mais dans ce cas, l’avantage se limite à un étalement du paiement et aux services offerts par le leaseur (assurance, assistance, entretien, etc.).

Si cette pratique tend à se développer en entreprise, elle semble encore difficile à réaliser au sein des structures hospitalières pour des raisons pratiques et fiscales. Le prélèvement sur le salaire brut semble compliqué à mettre en œuvre pour les hôpitaux fonctionnant avec les barèmes. Et pourtant, certains s’y essaient, avec succès. Gageons qu’à l’avenir, les hôpitaux seront de plus en plus nombreux à proposer cet avantage à leur personnel.

Présentation – Vélo d’entreprise

Frédéric Dhondt (Citadelle Hôpital)

Frédéric Dhondt et Emmanuel Legrand, mobility managers respectifs de la Citadelle Hôpital et du groupe CHC, figurent parmi les précurseurs. Partenaires de l’opération Tous vélo-actifs depuis de nombreuses années et constamment en quête de nouveautés, leurs exemples sont inspirants et illustrent parfaitement l’efficacité d’une politique de mobilité, raison pour laquelle ils ont été conviés à venir s’exprimer pour partager leur expérience et leurs conseils.

Des équipements adaptés (parkings vélos sécurisés, douches et vestiaires, tests de vélos) aux initiatives originales (proposition de nouvelles solutions de mobilité lors de phases de travaux ou de déménagements), Frédéric et Emmanuel ne sont jamais à court d’idées. Depuis peu, le groupe CHC propose d’ailleurs également un leasing vélo à son personnel. Précurseur, un terme qui leur sied à merveille…

Présentation – Citadelle Hôpital

Présentation – Groupe CHC

Après une matinée plus studieuse, l’après-midi a été l’occasion d’échanger lors d’une série d’ateliers thématiques. Entre la manière de gérer la communication au sein d’une institution hospitalière, l’organisation d’activités, l’épineuse question du covoiturage, la gestion des entités multi-sites et la réalisation d’un plan vélo avec Tous vélo-actifs, un large choix était proposé.

Mobilité et communication

Aurélie Milis, responsable communication au Citadelle Hôpital, a partagé quelques bonnes pratiques mises en place par son mobility manager (Frédéric Dhondt) et le service communication :

• Création d’une page web avec toutes les infos mobilité, également accessible hors intranet, sans identifiant ni mot de passe. On y retrouve les photos et coordonnées de chaque ambassadeur vélo, ce qui permet de les humaniser et de les rendre plus accessibles ;
• A l’occasion du Festival Hospi’Durable, dont la mobilité est l’un des piliers, une identité à part entière a été imaginée, avec logos, infographies, etc. Ce festival fut une réussite grâce à la bonne collaboration entre tous les services et départements ;
• Les échanges entre les trois ambassadeurs vélos sont au beau fixe ; un informaticien et deux kinés qui se retrouvent une fois par mois pour discuter ou échanger autour d’une thématique. Au quotidien, ils peuvent répondre aux questions des cyclistes, faire de la promotion, de l’accompagnement, du coaching, de la création ou partage d’itinéraires. Ils peuvent également organiser certaines activités pendant leurs heures de service, moyennant accord préalable de la direction (par exemple : analyse posturale sur le vélo) ;
• Parler de mobilité lors des job days pour en faire un argument de recrutement ;
• Communiquer auprès du personnel lorsque des travaux impactent la mobilité, qu’il s’agisse de travaux effectués par l’hôpital (distribution d’un toutes-boîtes dans le quartier) ou impactant l’accessibilité à l’hôpital (participation aux réunions de chantier pour être au courant des avancées, diffusion ou relais via la page Facebook de l’hôpital, en rappelant l’absence de responsabilité de l’hôpital, le cas échéant) ;
• Être attentif à la façon de gérer le groupe Facebook de l’hôpital et de modérer les propos qui y sont tenus (liberté d’expression totale ? Clauses d’expression à respecter ? Si oui, penser à s’appuyer sur le service juridique).

Présentation – Communication (Citadelle Hôpital)

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Organiser des activités lorsque chacun doit rester à son poste

La question du bien-être semble de plus en plus importante pour le personnel. Pour autant, la participation du personnel aux activités est de plus en plus faible… Comment faire pour attirer le personnel à ces activités ? Faut-il lui proposer des activités pendant ou en dehors des heures de travail ? Quelques idées qui fonctionnent :

• Aller directement à la rencontre des services (par exemple : chariot de la mobilité itinérant, qui fait le tour des services avec des supports de communication, etc.) ;
• Étaler les activités sur plusieurs plages horaires, avant/après les pauses de chaque service et répliquer ces activités plusieurs fois sur la semaine ;
• Prévenir et communiquer auprès des chefs de services afin qu’ils fassent preuve de souplesse et de tolérance quant aux horaires du personnel, pour lui permettre de participer à ces activités ;
• Varier les supports de communication et privilégier l’affichage dans les lieux de passage (vestiaires, longs couloirs aux murs vierges d’inscriptions, directement sur les vélos).

Covoiturage

Le covoiturage en hôpital n’est pas le mode le plus facile à encourager, et ce pour deux raisons :

• La variabilité des horaires entre membres du personnel et l’Impossibilité de quitter son poste à l’heure prévue ;
• La proximité du personnel avec son lieu de travail (le covoiturage fonctionne mieux pour des distances moyennes à longues, soit à partir de 30 km).

Alors comment surmonter ces difficultés et convaincre le personnel d’opter pour le covoiturage ? Quelques pistes de solutions :

• Communiquer sur le covoiturage dès l’onboarding (accueil des nouveaux travailleurs) ;
• Pour les hôpitaux souffrant de problèmes de stationnement, réserver des places dédiées aux covoitureurs et préciser la gestion de parking dans un règlement type ROI (cela permet d’éviter toutes sortes de conflits). Si la solution semble facile à mettre en œuvre, elle se heurte toutefois à certaines difficultés :
  • Manque de respect des places réservées. Possibilité d’imposer un tarif forfaitaire à la journée sur les places réservées, uniquement pour ceux qui n’ont pas à s’y trouver. Possibilité aussi de suivre la procédure des infractions du ROI (avertissement, avertissement écrit, jusqu’au licenciement si nécessaire) ;
  • Une place qui reste vide, ne fut-ce que quelques heures, semble inacceptable pour le reste du personnel ;
  • Impossibilité de « remettre les places en jeu » passé une certaine heure, vu que des gens arrivent et repartent en permanence. Une gestion dynamique des places est toutefois possible via une app ou plateforme dédiée (Izix, Commuty, MyFlexiPark).
• Mettre en place le retour garanti (proposition de financer le retour des covoitureurs en cas d’imprévu ou de situation urgente). Dans les faits, ce système ne semble pas mener à des abus de la part du personnel ;
• Mettre en avant l’aspect financier et l’avantage fiscal. La gestion via Carpool.be ou Commuty permettrait de pérenniser la pratique tout en facilitant le travail des RH ;
• Encourager le covoiturage spontané entre personnes qui se connaissent déjà (les plateformes dédiées ne semblent pas efficaces…) et créer des opportunités de rencontre entre covoitureurs potentiels (coaching, mise en contact individualisée, rencontres par code postal/lieu de domicile, avec une dimension conviviale et festive). D’autres actions visibles peuvent également soutenir cette dynamique : symbole « covoitureur » affiché sur la blouse ou sur la voiture, ballons accrochés au rétroviseur.

Gestion de la mobilité des entités multi-sites

Doit-on développer sa politique de mobilité sur un site principal et s’en servir comme point d’ancrage pour ses autres sites, a posteriori ? Ou directement inclure les sites périphériques ? A vrai dire, il n’existe pas de solution unique ; on privilégiera donc une méthode adaptée à la situation de chacun. Dans tous les cas, il faudra conserver une communication transparente vis-à-vis de tous, de manière à ce que personne ne se sente lésé. Si vous décidez de commencer par votre site principal, communiquez vers les sites périphériques pour leur expliquer la démarche et qu’ils ne se sentent pas oubliés.

Dans l’idéal, des relais mobilité présents sur chacun des sites assureront un lien avec le mobility manager et lui permettront d’être au courant de la situation au sein de chaque site, notamment en termes d’accessibilité et d’infrastructures. Ils participeront aussi à l’organisation des activités sur les sites périphériques ou inter-sites.

Réaliser un plan vélo avec Tous vélo-actifs

Tous vélo-actifs accompagne gratuitement les entreprises pour aider leur personnel vers un report modal en faveur du vélo, dans le cadre des déplacements domicile-travail. Plusieurs hôpitaux sont déjà partenaires de l’opération depuis de nombreuses années. Au quotidien, Céline et Arnaud, les conseillers Tous vélo-actifs, répondent aux questions des entreprises et hôpitaux vélo-actifs et les aident à réaliser leur plan d’action, développé autour de trois axes principaux :

• les infrastructures (un parking vélo de qualité, des vestiaires, douches et casiers, l’accès à un vélo dans son organisation) ;
• la communication, structurée autour d’un référent mobilité ou mobility manager (qu’est-ce qui est en place ? Qu’est-ce qui est prévu ? Quels outils utiliser ?) ;
• la motivation (démystifier le vélo, proposer des actions de mise en selle et de fidélisation, toutes sortes de formations, partager des témoignages de cyclistes, etc.).

Vous êtes convaincu ? Prenez rendez-vous avec nous pour un premier audit dans votre institution :

Par mail : info@veloactif.be / celine.froment@uwe.be / arnaud.paquet@uwe.be

Par téléphone : 0472/04.12.93 ou 0472/04.41.82

Présentation – Plan vélo avec Tous vélo-actifs