Objectifs
Lorsque l’entreprise est mal desservie en transport en commun et qu'elle se situe non loin d'une gare, elle peut, sur base volontaire, organiser tout ou une partie du transport de son personnel. L’entreprise effectue dans ce cas, ce que l’on appelle un «transport collectif organisé par l’employeur». Ce système encourage et favorise le recours au transport public, mais a des impacts budgétaires non négligeables qui doivent être analysés au regard d'autres dépenses de l'entreprise, notamment le coût de création et de gestion du stationnement.
Types de services
Navettes : Un opérateur privé est chargé d'opérer le service. (voir une liste de prestataires potentiels auprès fédération Belge des exploitants d’Autobus et d’Autocars, et des organisateurs de voyages: www.fbaa.be. Keolis propose des solutions clé-sur-porte pour les entreprises: www.keolis-travel.be)
Vanpooling : L'entreprise acquiert un van et ce sont les employés qui conduisent le véhicule.
Bus-bureau : Des lignes dédiées, avec un système de réservation spécifique, sont opérées par des bus-bureaux, c'est-à-dire équipés de WI-FI et dont le temps de trajet est comptabilisé comme temps de travail, moyennant modification de la CCT.
Etapes à suivre
- Evaluer l'intérêt d'un transport collectif organisé par l'entreprise
- Evaluer si des synergies sont possibles avec des entreprises voisines pour mutualiser et réduire les coûts.
- Rencontrer les différents opérateurs et faire une analyse de coûts
- Obtenir des offres et sélectionner la meilleure solution
- Définir la localisation des arrêts pour leur assurer de la visibilité
- Lancer une campagne de communication
- Organiser des événements pour activer la demande : démonstration, tests, concours, etc.
- Suivi et évaluation régulière : faut-il adapter l'offre à la hausse ? À la baisse ? Relancer la communication ? Modifier les horaires pour accommoder une correspondance ? etc.
100 %
Toute entreprise peut bénéficier d’une exonération fiscale de 100 % pour les frais liés à la mise en place d’une navette privée à destination d'un site de travail (transport collectif organisé).
NB : si l’article 62 de la loi du 10 aout 2001 indique bien la possibilité des employeurs de se grouper pour offrir ce service, la déduction ne sera généralement pas possible pour le club d’entreprise (puisqu'ils sont souvent structurées en ASBL et ne sont donc pas soumis à l'impôt de société). La déduction est par contre bien possible pour ses membres qui doivent dès lors en supporter les frais.
FAQ du vanpooling
- Quel véhicule choisir ? Pour ce genre de transport, le véhicule dépendra évidemment du nombre de personnes à transporter mais l’idéal est généralement un véhicule 8+1, car c’est le plus grand que l’on puisse conduire avec un permis B. Vous pouvez décider de l’acheter ou choisir une formule de leasing qui vous évitera de vous charger de l’entretien.
- Quelle assurance ? Il est important que plusieurs personnes puissent conduire la voiture mise à disposition afin qu’il continue à rouler même si le conducteur habituel est malade ou en vacances. Il faut donc une assurance multi-conducteur, ce qui est le cas de la plupart des assurances destinées aux entreprises et organismes publics. Renseignez-vous auprès de votre assureur ou leaser.
- Quelle convention ? Le transport collectif organisé doit obligatoirement être structuré par une convention entre les travailleurs et l’employeur. Celle-ci reprendra les conditions d’utilisation du système. Pour la rédiger, n’hésitez pas à vous faire aider de la Cellule Mobilité ou de votre secrétariat social.
- Comment se passer les clés ? Si c’est toujours la même personne qui conduit (avec une personne de remplacement), elle pourra simplement garder les clés mais si le conducteur change chaque jour, il sera peut-être nécessaire d’équiper la voiture d’un système d’ouverture par carte ou smartphone. Des prestataires proposent ce genre de système (cambio, wibee, cozywheels, clem’, getaround, mymove…). Une autre solution est d'installer une boite à clé à proximité du véhicule.
- Est-ce que ça crée un avantage toute nature ? La mise à disposition du véhicule est un petit avantage social, il n’est pas soumis à une imposition. Si l’un des travailleurs peut également réaliser des trajets privés autre que domicile-travail avec le véhicule, il s’agit à ce moment d’un avantage de toute nature (voiture de société), soumis à l’impôt.
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