Le télétravail et le coworking : de nouvelles habitudes pour une situation de crise prolongée

Le coronavirus n'a visiblement pas dit son dernier mot. Et cela nous demande à tous d'encore nous adapter. La résilience dont les entreprises font preuve dans l'exercice de leur fonction est impressionnante, et sans aucun doute aidée par toujours plus de digitalisation du travail. De cette manière, le travail à distance est finalement devenu la norme, notre norme d'aujourd'hui. Pour combien de temps encore ? Si cette pratique doit s'éterniser, autant être bien équipé. Petit tour d'horizon des bonnes pratiques et outils qui favorisent le travail à distance. Télétravail et coworking : ces deux systèmes de travail à distance permettent de continuer à travailler même quand les bureaux de l'entreprise sont limités d'accès pour diminuer les contacts sociaux. Le télétravail permet de travailler de chez soi, tandis que les espaces de coworking, respectant les mesures sanitaires, offrent une alternative lorsque les conditions de travail à domicile ne sont pas idéales. Mais on ne vous apprend rien, la situation est telle depuis mars. De nombreux outils ont d'ailleurs été expérimentés par les entreprises ces derniers mois; de nouveaux ont émergé. Les webinaires remplissent nos agendas, et les colloques annuels font l'impasse sur les petits fours pour favoriser le networking "online". Faisons le point sur les outils à votre disposition.

Teletravailler.be est votre boîte à outils de référence sur le télétravail, que vous soyez employé ou employeur. Truffé d'informations juridiques, législatives, de chiffres et de bons conseils, ce site sera votre partenaire idéal pour répondre à toutes vos questions.

La Belgian Workspace Association (BWA) et Coworking | Digital Wallonia regroupent respectivement les différents centres d'affaires de Belgique, et espaces de coworking de Wallonie. Bureaux privatifs ou bureaux partagés, vous trouverez chaussure à votre pied près de chez vous !

Bon à savoir : malgré les conditions sanitaires, tous les espaces sont ouverts et ont mis en place les protocoles nécessaires pour les respecter. Certains proposent également des formules de location d'espace à la journée ou à la semaine, pour mieux répondre à une demande de flexibilité de la part des entreprises.

Où tout le monde a les mêmes droits et interagit:

• Microsoft Teams : faisant partie de la suite Office, il s’intégrera facilement à ce qui existe dans votre entreprise si c’est ce que vous utilisez (Outlook, Sharepoint, etc.).
• Whereby : pas de logiciel à installer, tout se passe dans le navigateur. Toutes les fonctionnalités y sont (mute, partage d’écran, chat…). Cette plateforme est norvégienne et respectueuse de la vie privée.
• Zoom: outil intuitif et efficace, ses failles de sécurité l’ont rendu indésirable auprès de nombreuses entreprises.
• Google meet: outil de Google intégré à Chrome, il ne nécessite pas l’installation d’un logiciel spécifique.
• Skype: outil bien connu des particuliers. Il permet également les appels vers les téléphones à condition de charger son compte.
• Jitsi: outil gratuit et open source. Il est intégré au navigateur et ne requiert pas la création d’un compte. Il existe également une version payante appelée 8x8.
• Cisco Webex : les plus anciens sur le marché de la vidéo-conférence professionnelle. Crypté et sécurisé, une version gratuite est disponible depuis le confinement de mars.
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Avec quelques présentateurs et beaucoup de participants aux droits restreints:

• Microsoft Teams Live Event: : jusqu’à 10 000 participants, un chat, possibilité d’enregistrer… Utilisable via le logiciel Teams, ou sur navigateur (chrome et Edge uniquement).
• Zoom: intuitif et facile à prendre en main pour de nouveaux utilisateurs. Outils de chat, questions/réponses et sondages pour faciliter l’interaction avec les participants.
• Livestorm: intuitif et facile à prendre en main. Fonctionne sans télécharger de logiciel, dans le navigateur (Chrome semble poser le moins de problèmes).
• Airmeet: permet la diffusion de présentation, vidéos, interactions. Peut se synchroniser avec un Facebook Live ou Youtube Live.
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Avec des plateaux, grandes salles, petites salles, en 3D ou non, les possibilités sont multiples :

• Virbela : pour organiser un colloque virtuel dans un monde en 3D.
• Meetyoo: conférences et événements numériques sur mesure.
• Hubs by Mozilla : pour faire entrer des avatars dans une salle.
• vFairs: pour créer un salon d'exposition.
• Hopin: avec une salle de conférence ainsi que des salles annexes.
• Hubilo: pour des conférences, hackatons, award shows...
• Attendify: pour des sessions interactives.
• BigMarker: pour des webinaires et aussi des événements de grande envergure.
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Pour s'envoyer des fichiers ou éditer des fichiers partagés:

• WeTransfer: pour envoyer gratuitement des fichiers, jusqu'à 2 GB. Avec accusé de réception automatique lors du téléchargement par le destinataire. Lien de téléchargement valide pendant 7 jours.
• SwissTransfer : pour envoyer gratuitement des très gros fichiers (jusqu'à 50 GB, contre 2GB via wetransfer), avec des liens valides jusqu'à 30 jours (contre 7 jours chez wetransfer). Sans accusé de réception automatique.
• OneDrive, Dropbox et Google Drive: pour le stockage, le partage et l’édition collaborative de fichiers.
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• Trello et Slack (qui sont compatibles ensemble) pour gérer des projets en équipe et avoir une vue d'ensemble sur l'avancement de chacun.
• ToDoIst : pour les listes de tâches.
• Evernote : pour les listes et notes partagées.
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• NestYourDesk: formation et consultance en télétravail.
• Now.be: solutions de digital learning et formations ludopédagogiques.
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Site recensant (avec classement de pertinence) les outils utiles pour le télétravail : https://techagainstcoronavirus.com

• La proportion des entreprises proposant le télétravail à leurs collaborateurs est passée de 47,8 % avant la crise Covid à 86,9 % après la crise.
• Dans les faits, lorsque le télétravail est proposé, 42,6% des travailleurs l'appliquent.
• 91,5% des entreprises déclarent que le télétravail se déroulent mieux ou conformément à ce qu'elles avaient prévu.
• Le télétravail est reconnu comme un facteur de bien-être, de motivation et d'autonomie pour 80 % des employeurs.
• Pour que le télétravail soit une réussite, les entreprises recommandent en priorité de mettre en place une politique pour une organisation structurelle du télétravail et une culture de la confiance.

Chiffres issus d'une enquête réalisée par SDWorx et l'Union Wallonne des Entreprises en juin 2020, à laquelle 222 entreprises wallonnes ont participé.

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Evénement organisé conjointement avec

Pour rappel, la 12ème réunion du Réseau des Mobility Managers du 27 février 2019 s’était penché sur la question du travail à distance. Qu’il s’agisse de télétravail à domicile, en bureau satellite, dans un espace coworking ou même dans un train ou un bus, les différents aspects avaient été brossés par nos différents intervenants du jour. >>> Le compte-rendu de l'événement et les présentations sont toujours accessibles

Votre entreprise rencontre d'autres problèmes liés à la crise sanitaire ? Trouvez toutes les informations sur uwe.be/coronavirus/