La mise en place du Budget Mobilité : partages d’expériences

Pour sa 26^e réunion – organisée dans les locaux de Thomas & Piron à Namur – le réseau des Mobility Managers a privilégié les échanges et les partages d’expériences sur la question du Budget Mobilité. SWIFT, Intopix et Thomas & Piron ont expliqué comment ils l’avaient implémenté tandis que Groupe S, en sa qualité d’expert, répondait aux questions juridiques et techniques des entreprises participantes.

Inutile de revenir sur la définition du Budget mobilité : à maintes reprises, en effet, la Cellule Mobilité a eu l’occasion d’en expliquer le principe ; la page dédiée à cette thématique étant d’ailleurs l’une des plus consultées de son site. Alors que, malgré les avantages qu’elle offre, la formule peine à convaincre (seulement 0,35% des employeurs wallons l’ont mis en place), ce nouveau rendez-vous du réseau s’est voulu résolument pratique avec l’opportunité, pour les Mobility Managers, de poser leurs questions et surtout de voir « comment les autres ont fait ».

Premiers intervenants de la matinée, Olivier Verbist et Florence Gallemaert, juriste et spécialiste payroll chez Groupe S. Ils ont rappelé aux participants les nouveautés intervenues au 1^er janvier 2024 dans le budget mobilité pour augmenter son efficacité, mais aussi les différentes formules de calcul du TCO, avec des exemples à la clef. Il apparaît dès lors que si la mise en œuvre du Plan Cafetaria autorise certaines interprétations (qui pourraient ne pas être conformes à la vision que s’en fait le fisc), celle du Budget Mobilité est par contre beaucoup plus précise, parce que figée dans une loi. L’autre intérêt de ce concept, c’est de mettre en quelque sorte un frein à « l’open bar » des anciennes formules de leasing qui ne vérifiaient pas l’usage réel de la voiture et qui pouvaient engendrer d’importants surcoûts.

Les deux spécialistes de Groupe S ont ensuite répondu aux questions – plutôt pointues – des Mobility Managers présents.

• L’initiative vient de l’employeur qui fixe les conditions de l’octroi du Budget Mobilité (la catégorie de travailleurs éligible, etc.), le mode de calcul et le montant autorisé.
• Le Budget mobilité est introduit officiellement dans l’entreprise soit au moyen de la CCT, du contrat de travail, d’une policy ou de la définition d’un usage.

Rem. : le travailleur éligible est libre d’accepter ou non d’échanger sa voiture de société contre le Budget Mobilité.

• Le travailleur intéressé manifeste son souhait de bénéficier du Budget Mobilité par écrit (lettre ou e-mail). Mais ensuite, sur la base des informations reçues de l’employeur, il peut décider de ne finalement pas y souscrire.
• L’employeur peut accepter ou refuser la demande du travailleur (par exemple, si la fonction nécessite l’usage d’une voiture de société…)
• L’introduction du Budget Mobilité se conclut par un écrit (avenant au contrat de travail/document social) entre les parties. Ce document reprend la demande du travailleur et la décision de l’employeur, le montant de base du budget (déterminé sur le TCO) et la date de démarrage.
• Le travailleur reçoit une copie de l’accord au plus tard le jour où l’accord entre en vigueur.
• L’accord est conservé sur le lieu de travail où le travailleur est occupé au minimum 5 ans à partir du lendemain du jour où l’accord a pris fin.

Chez SWIFT, comme l’a expliqué Caroline Ceustermans (Fleet and Mobility Manager), le Budget Mobilité a été introduit et proposé dans le contexte de la guerre des talents. Pour être attirante, une entreprise du secteur IT, comme SWIFT, se doit d’offrir dans le package salarial un choix de solutions de mobilité. Par ailleurs, l’entreprise de La Hulpe fut pionnière dans l’électrification des flottes de véhicules ; il y a dans les deux démarches des motivations qui se recoupent.

Pour mettre en place le Budget Mobilité dans l’entreprise, SWIFT a choisi SKIPR comme partenaire, notamment en raison de la facilité d’utilisation de sa plateforme et de la mise à disposition d’une carte de paiement. À l’usage, il apparaît que l’opérateur s’avère très réactif en termes de services. L’accompagnement des travailleurs au moment du lancement du Budget mobilité a aussi été fortement apprécié. Il n’empêche, Caroline Ceustermans le souligne, même avec un partenaire efficace, « le Budget Mobilité, cela reste du travail en plus pour les services RH ». Et pour quel résultat ? L’estimation de départ est d’arriver fin 2024 à 10% de travailleurs ayant droit à une voiture de société dans l’entreprise qui choisissent le Budget Mobilité et c’est en bonne voie !

Spin-off de l’UCLouvain, Intopix s’est implantée non loin de l’université brabançonne et emploie majoritairement des ingénieurs et des développeurs. Au départ, pour attirer cette main-d’œuvre qualifiée, la voiture de société était proposée dans le package salarial ; avec pour conséquence peu d’autres alternatives de transport choisies. Entretemps, la loi sur le verdissement des voitures de société, une prise de conscience interne et les aspirations de la nouvelle génération ont fait évoluer le tout à la voiture de société vers l’option « Budget Mobilité » qui a été proposée dès 2022 (avec Mbrella comme partenaire). Comme l’explique Alain Wislet (Chef Operating Officer), après avoir clarifié leur car policy avec un système de TCO par catégorie, et harmonisé les conditions, tous les nouveaux employés de l’entreprise sont de facto éligibles à une voiture de société avec un TCO défini à l’engagement, ce qui leur permet d’opter directement pour le Budget mobilité s’ils le souhaitent. Pour les collaborateurs plus anciens, ils intègrent le système au rythme du renouvellement des voitures. Aujourd’hui, près d’un tiers des travailleurs ont choisi l’option Budget Mobilité, surtout pour l’intervention dans les frais de logement, souvent combinée avec un remboursement d'abonnement de transports en commun et une indemnité vélo hors Budget Mobilité.

Chez Thomas&Piron, c’est la modification de la fiscalité sur les voitures de société à partir de 2023 qui a été le point de départ de la réflexion sur le Budget Mobilité. Un groupe de travail réunissant le fleet management et les services RH a été mis sur pied. Un sondage d’intérêt auprès des collaborateurs éligibles à la voiture de société a révélé qu’il fallait surtout informer et communiquer sur les bénéfices du Budget mobilité fédéral, une option encore très mal connue. Le déploiement de la démarche a dès lors débuté fin 2022 (validation des concepts, élaboration d’une « Mobility Policy », analyse avec Mob Box des reports modaux possibles et de la capacité d’électrification, détermination des personnes relais sur chaque site, communication interne, commande des premiers véhicules électriques, installations des bornes sur les parkings, élaboration des règles internes d’accessibilité et de fonctionnement, choix du prestataire pour la gestion du Budget Mobilité…) et au 2^e semestre 2023 tout était opérationnel. Pour Emmanuel Stenier, qui fut l’un des porteurs de ce projet, le facteur clé du succès (déjà 100 utilisateurs de voitures électriques et 10 utilisateurs du Budget Mobilité) fut le plan de communication et surtout, la démarche d’oser le changement !