Depuis les balbutiements du Budget Mobilité en 2019, il avait été question d’établir par arrêté royal les formules pour calculer le montant de ce budget et les dépenses du pilier 1 (mise à disposition d’une voiture respectueuse de l’environnement); le fameux "Total Cost of Ownership" souvent abrégé en TCO. C’est enfin chose faite ! En voici les points principaux :
Tout d’abord, les entreprises qui avaient calculé leur propre TCO en attendant que l’arrêté royal soit publié pourront garder leur formule actuelle. C’est une excellente nouvelle pour toutes ces entreprises pionnières !
On garde également la possibilité de calculer le TCO soit par personne ou soit par catégorie de travailleurs, qui est alors basée sur un véhicule de référence pour tous les travailleurs d'une catégorie (ancienneté, fonction, niveau hiérarchique...). Cette possibilité de garder un système de catégories avec véhicules de référence était une demande des entreprises. Nous ne pouvons que nous réjouir qu’elle ait été entendue !
« Le budget mobilité est égal au coût brut annuel pour l'employeur de la voiture de société que le travailleur déclare ou à laquelle le travailleur avait droit », nous disait la loi. Les frais éligibles sont désormais tous listés, de façon exhaustive (voir bloc ci-dessous). Cela signifie que les frais qui ne sont pas listés (par exemple les amendes de roulage) sont exclus.
De plus, pour être éligibles, ces frais doivent avoir déjà été couverts par l’entreprise avant l’introduction du Budget Mobilité. On pense ici, par exemple, aux frais de stationnement ou de car-wash que certaines entreprises prenaient en charge avant l’introduction du Budget Mobilité.
Une fois que les coûts éligibles sont établis, comment calculer ce fameux TCO ? Les entreprises ont le choix entre un calcul des frais réels ou un calcul des valeurs forfaitaires. Les frais réels se basent sur la voiture échangée par le travailleur, sa consommation de carburant, etc. La formule forfaitaire, quant à elle, utilise quelques valeurs de référence pour simplifier le calcul et donner de la prévisibilité au travailleur et à l'employeur. Elle est également utile quand le travailleur n'a pas eu de véhicule avant d'entrer dans le système du Budget Mobilité (nouvel engagé, promotion qui lui donne droit à une voiture, etc.).
Le choix pour l’un de ces deux systèmes doit être uniforme dans toute l’entreprise et doit être adopté pour une durée minimale de 3 ans.
Frais réels
Sur la base des frais ci-contre, il devient possible d’évaluer le coût réel de la voiture affectée à un travailleur, sur les 4 dernières années où il en a bénéficié (ou le plus longtemps possible s’il en a bénéficié moins de 4 ans).
Frais forfaitaires
L’autre option est de choisir la formule forfaitaire. Cette formule de calcul des différents frais est composée d’une partie fixe et une partie variable :
- Partie fixe : les coûts du leasing, du leasing financier ou de l’amortissement de l’achat (25% de la valeur catalogue du véhicule), auxquels on va ajouter les éventuels frais non compris dans le contrat (la TVA payée non-déductible, l'impôt sur les frais de voiture non-déductibles ainsi que la cotisation CO2 de solidarité mensuelle payée à l'ONSS qui doit être incluse en totalité sur base annuelle).
- Partie variable : qui dépend du nombre de kilomètres parcourus pour les déplacements domicile-lieu de travail et d'un nombre de kilomètres purement privés fixé forfaitairement : soit la distance du trajet domicile-travail aller-retour pendant 200 jours travaillés par an + 6.000 kilomètres par an pour les déplacements privés. Ce nombre de km annuel doit être multiplié par 30% du forfait kilométrique pour les déplacement professionnels (au 1er janvier 2023 : 0,4259 EUR/km x 30% = 0,13 EUR/km), au moment où le budget est établi. En résumé, la formule s'articule comme suit : coût de consommation au kilomètre x (6.000 km + distance domicile-travail x 2 x 200).
Si le travailleur prenait lui-même en charge ses coûts de carburant/recharge, cette partie variable est égale à 0.
De même, si ces coûts sont inclus dans la formule de leasing, il n’y a pas lieu de les compter une seconde fois dans la partie variable. Elle sera donc également nulle dans ce cas de figure.
l'Arrêté Royal confirme également, pour les entreprises qui le souhaitent, la possibilité de comptabiliser les kilomètres professionnels hors Budget Mobilité, qui feront alors l'objet d'un remboursement séparé.
Frais éligibles
- Amortissement annuel de 20% du coût de la voiture de société respectueuse de l'environnement, compte tenu des options et accessoires facturés ainsi que des remises accordées (si achat)
- Intérêts des capitaux empruntés (si leasing financier)
- Frais de location ou de leasing (si leasing opérationnel)
- Frais de carburant et d'électricité
- Frais d'administration de la carte essence ou de la recharge électrique
- Amortissement annuel de 20% du prix de la borne de recharge et de son installation (si achat par l’entreprise)
- Frais d'entretien et de réparation de la borne de recharge
- Frais de gestion de la borne de recharge et du câble de recharge
- Frais de péage et de stationnement
- Frais de lavage, d'entretien et de réparation
- Frais d'une voiture de remplacement
- Frais de mise en état de marche du véhicule
- Frais de remplacement, de changement et de stockage des pneus
- Frais d'expertise lors de la restitution du véhicule en fin de contrat ou lors d'un changement de conducteur
- Frais de réparations inventoriées lors de la restitution du véhicule en fin de contrat
- Frais d'assurances (en ce compris les frais de franchise)
- Frais de contrôle technique
- Frais de gestion des services
- Taxe de mise en circulation
- Taxe de circulation
- Cotisation patronale de solidarité CO2 due à l'ONSS
- T.V.A. non-récupérable sur tous les postes précités
- Impôt sur la partie non déductible des postes précités
- Impôt sur la partie de l'avantage de toute nature constitutive d'une dépense non admise.
Quel que soit le système choisi, le calcul aboutit à un montant annuel qui est octroyé en fonction du nombre de jours calendrier pendant lesquels le travailleur a participé au système du budget mobilité au cours de l'année civile en question. Il est évident qu’un travailleur qui entre dans le système en décembre ne recevra pas l’ensemble du budget annuel, mais bien au prorata du nombre de jours où il a renoncé à son véhicule sur l’année en question.
Le texte précise également les modalités pour certains cas spécifiques et impose à partir de 2024, d’avoir un compte mobilité virtuel reprenant les dépenses des trois piliers, et plus uniquement des piliers 2 et 3.
La formule de calcul du TCO du Budget mobilité sera d'application à partir du 1er janvier 2024.
Retrouver le texte et tous les détails au Moniteur belge
