Comment encoder des trajets à vélo ?

Nombreuses sont les entreprises qui souhaitent proposer une indemnité kilométrique pour le vélo à leurs collaborateurs. Levier efficace pour promouvoir le vélo en interne, le calcul de cette indemnité nécessite de connaître le nombre de trajets à vélo réalisés par chaque collaborateur. En fonction de la taille de votre entreprise et de votre nombre de cyclistes, cette tâche peut s’avérer ardue. Cet article fait le point sur les différentes solutions d’encodage implémentables dans votre entreprise.

Un des grands incitants à la pratique du vélo est l’indemnité kilométrique, versée au cycliste pour chaque kilomètre parcouru sur le chemin du travail. Si cette indemnité peut avoir l’air négligeable au premier abord, les centimes s’accumulent rapidement au fil des kilomètres pour représenter une belle somme à la fin du mois. Mais pour la percevoir, il est nécessaire de connaître le nombre de trajets réalisés à vélo par chaque collaborateur.

Pour l’entreprise, l’option la plus simple est de forcer le collaborateur à déclarer un mode de transport unique pour l’ensemble de l’année (pour rappel, un même trajet ne peut jamais bénéficier d’un double remboursement). Si le vélo est choisi comme mode de transport, une journée sur le lieu de travail équivaut donc à une indemnité vélo pour le trajet aller-retour.

Cependant, le vélo est une pratique qui peut être saisonnière, surtout quand le cycliste débute. L’usage du vélo peut dès lors être limité à la belle saison ou aux (nombreux) jours sans pluie. Il pourra aussi être limité par les contraintes familiales. Certains collaborateurs combineront aussi le vélo avec le bus ou le train. Entre tous ces cas particuliers, le remboursement des indemnités de déplacement peut vite devenir complexe et chronophage. Plusieurs outils sont là pour pallier à ce problème.

Nous vous proposons ci-dessous plusieurs manières d’encoder les trajets à vélo. Chacune a ses avantages et inconvénients. Certaines sont plus adaptées pour les entreprises de petite taille alors que d’autres ne seront accessibles qu’à partir d’un grand nombre de travailleurs.

Un simple fichier Excel ou Word peut suffire dans les entreprises de petite taille. Il sera individuel ou partagé entre les travailleurs. Il pourra, par exemple, être envoyé tous les mois au service des ressources humaines.

Certaines pointeuses permettent de rajouter une option pour déclarer que l’on est venu à vélo. Le grand avantage est que tous les collaborateurs doivent passer par la pointeuse en arrivant sur le lieu de travail.

Déjà utilisées pour demander des congés ou pour consulter des documents administratifs, certaines interfaces proposent aussi d’encoder les trajets à vélo.

Plusieurs applications proposent l’encodage des trajets à vélo : Mbrella, Olympus, Skipr, Commuty, MobiCalendar et Jeasy. Plus onéreuses que les outils listés précédemment, elles proposent souvent d’autres services liés à la mobilité comme l’indemnité de covoiturage ou l’achat de tickets de bus ou de train. Attention à bien évaluer à l’avance les services dont vous aurez besoin afin de choisir la bonne application. Un récapitulatif des différentes applications et de leurs fonctionnalités est disponible via ce lien : https://www.mobilite-entreprise.be/index.php/2023/06/26/apps-et-cartes-multimodales/.

Les solutions sont multiples et nul doute que vous trouverez dans cette liste celle qui vous convient le mieux. Mais même le meilleur des outils risque d’être inefficace si les conditions ci-dessous ne sont pas remplies :

• Utiliser en priorité des outils déjà connus des collaborateurs. Si le logiciel de votre secrétariat social, votre pointeuse ou une application déjà implémentée vous permet d’encoder les jours à vélo, privilégiez cette solution. Cela évitera la multiplication des outils et permettra donc un gain de temps pour le collaborateur et le service des ressources humaines.
• Mettre en place des règles claires : quel outil utiliser, à quelle fréquence doit-il être rempli et à quelle échéance, que faire en cas d’oubli d’encodage… Ces règles doivent être disponibles à tout moment, par exemple sur un Intranet, et expliquées à toute nouvelle personne dans l’entreprise.
• Ne pas négliger le temps d’apprentissage de l’outil. Même s’il n’y a qu’un seul bouton sur lequel appuyer, il est nécessaire de proposer un tutoriel ou de se faire aider par des ambassadeurs, prêts à expliquer la procédure à tout nouveau cycliste.
• Rappeler régulièrement l’existence de l’outil et comment l’utiliser. Certains collaborateurs ne deviendront cyclistes qu’après plusieurs mois dans l’entreprise. Ils risquent donc de ne pas se souvenir des informations reçues à l’embauche et seront reconnaissants de se faire rappeler l’information afin de ne pas passer à côté d’un gain financier non négligeable

Un encodage réussi et efficace sera donc positivement perçu par vos collaborateurs, mais sera également bénéfique à l’entreprise. En effet, connaître le nombre de trajets réalisés à vélo par ses collaborateurs, même occasionnellement, permet à l’entreprise de quantifier l’avancée de sa politique cyclable. Encourager la multimodalité est donc primordial pour une entreprise désireuse d’implémenter une politique de mobilité efficace, tout en limitant un maximum la charge de travail pour le service des ressources humaines. Vous avez désormais toutes les cartes en main pour faire le bon choix !